Compras e Inversiones

Este artículo describe cómo se manejan las compras y las inversiones en las organizaciones Teal.

Una Nueva Perspectiva

Con respecto a las compras y las inversiones, las organizaciones Teal presentan las siguientes medidas generales:

  • Cualquiera puede gastar cualquier cantidad siempre que se respete el proceso de los consejos.
  • El que sugiere una inversión toma la responsabilidad de conducir y supervisar el proceso de compra.
  • Los presupuestos de inversión de los equipos y las compras pueden ser desafiados por sus pares.

El poder de los empleados para tomar decisiones utilizando el proceso de los consejos es quizás más evidente cuando se trata de gastar dinero de la empresa. En las organizaciones autogestionadas no hay límites de autorización ni departamentos de compras. Los empleados o equipos hacen el análisis, crean las especificaciones necesarias, visitan y negocian con los proveedores, e incluso aseguran el financiamiento del banco si es necesario.

En contraste, las compras y las inversiones en organizaciones de etapas anteriores pueden ser caracterizadas como sigue:

Organizaciones Rojas
En el paradigma Rojo, el jefe o propietario de una organización decide por sí mismo qué comprar o dónde invertir. Normalmente no hay procesos formales documentados. Las inversiones se realizan de manera oportunista, incluso impulsiva, sobre la base de las preferencias del jefe.

Organizaciones Ámbar
En el paradigma Ámbar, las compras e inversiones son realizadas por recursos de primer nivel dedicados dentro de la jerarquía siguiendo reglas simples, pero estrictas. Las inversiones son ahora menos impulsivas después de la planificación a medio o largo plazo. La compra en sí podría hacerse en niveles más bajos de una organización, siempre y cuando siga reglas definidas. Normalmente existen mecanismos de control que garantizan el cumplimiento de estas reglas.

Organizaciones Naranja
En el paradigma Naranja, las estrictas reglas generales del paradigma Ámbar se vuelven más abiertas y fluidas. Las reglas pueden ser cuestionadas o modificadas para apoyar la innovación. Partes de la organización están facultadas para decidir sobre las compras y las inversiones dentro de un rango dado por su cuenta. El descubrimiento revolucionario de la autogestión es un paso importante para distribuir las decisiones de inversión dentro de la organización (por ejemplo, en los proyectos) para innovar más y más rápido. Las decisiones de inversión distribuidas se aceptan siempre y cuando sigan la dirección general formulada por la alta dirección y los equipos alcancen el resultado deseado. Un gerente de primera línea puede ser libre de gastar hasta $ 1,000 pero requiere autorización de sus jefes más allá de esa cantidad; Un gerente de unidad podría tener un poder de gasto de hasta $ 10,000 y un gerente de planta de hasta $ 100,000. Independientemente de las cantidades, la orden de compra debe proceder generalmente a través de un departamento central de compras que coordina las relaciones y negociaciones con los proveedores.

Organizaciones Verdes
Las decisiones del paradigma Verde sobre compras e inversiones se desplazan más a los trabajadores de primera línea. La planificación de arriba hacia abajo de las organizaciones Naranja se enriquece con procesos ascendentes que involucran a los expertos operacionales. El descubrimiento revolucionario de la Autogestión activa la creatividad y la responsabilidad de los equipos dando suficiente espacio para comprar o invertir dentro de los límites presupuestarios y dentro del sistema de valores de la organización. La mayoría de las organizaciones aún tienen límites de autorización en su lugar. Los procesos de adquisición más descentralizados o distribuidos (a menudo apoyados por herramientas de software) deberían acelerar los procesos de decisión y mejorar la agilidad de los equipos de operaciones.

En la Práctica

Cualquier persona puede gastar cualquier cantidad siempre que respete el proceso de los consejos

Un empleado que necesita una nueva impresora de $ 50 no tiene que llamar al departamento de TI, esperar una luz Verde de su jefe y esperar los días o semanas que tarda la impresora en llegar. Simplemente puede dirigirse a la tienda o sitio web específico y comprar una impresora. En principio, cualquier persona puede gastar cualquier cantidad de dinero, siempre que haya solicitado el asesoramiento necesario antes de tomar la decisión; Cuanto mayor es la compra, más gente suele participar en el proceso de los consejos. En las organizaciones jerárquicas, cuando los ingenieros hacen el análisis y eligen un modelo de máquina, los trabajadores a menudo se quejan de la nueva máquina y arrastran sus pies cuando se trata de aprender cómo operarla. Cuando han elegido el modelo, no hay tal resistencia al cambio. Las organizaciones pueden variar en la forma de llevar a cabo el proceso de los consejos, algunas empleando reglas formales y escritas, mientras que otras adoptan un proceso ad hoc más informal. Cualquiera que sea el proceso específico finalmente elegido, se basa en la transparencia y la confianza.


El que sugiere una inversión asume la responsabilidad de realizar y supervisar el proceso de compra

En las organizaciones autogestionadas, los trabajadores se encargan de todo el proceso de compra o inversión. Ellos hacen el análisis, redactan las especificaciones necesarias, visitan y negocian con los proveedores, y aseguran el financiamiento del banco si es necesario. No significa necesariamente que el iniciador debe llevar a cabo todos los pasos por su cuenta, pero al menos toma la responsabilidad de principio a fin.


Los colaboradores retan los presupuestos de inversión de los equipos

Especialmente en las organizaciones más grandes, contar con un presupuesto base transparente es muy útil para permitir a los equipos supervisar si una nueva inversión puede y debe ser financiada o no. La diferencia en las organizaciones Teal, es que los presupuestos de inversión no los hacen o ratifican los niveles más altos de la gestión. Los crean los equipos sobre la base de supuestos realistas acerca de lo que necesitan comprar durante un período de planificación. Si los números recogidos están en equilibrio con los ingresos esperados y parecen razonables, se establece el presupuesto de inversión. Cualquier inversión que se ajuste a ella no necesita más investigación mientras se lleve a cabo el proceso de los consejos. Empresas como Morning Star realizan sesiones anuales de planificación intensiva del presupuesto, en las que cada equipo presenta sus planes de inversión a un grupo de pares para obtener su consejo. Es probable que los equipos que no están funcionando bien se les cuestione sobre si realmente el gastar dinero es realmente la mejor manera de arreglar sus problemas.

Preguntas Frecuentes

Seguramente se preguntará ¿que no se pierde dinero si las compras no se agrupan?. Como siempre, la respuesta es: hay que confiar en que la gente tomará las decisiones correctas dentro del marco de la autogestión. Para los artículos en los que los descuentos por volumen son demasiado buenos para renunciar a ellos, los colaboradores que compran con el mismo proveedor elegirán coordinarse para maximizar su poder adquisitivo. En Morning Star, una empresa de procesamiento de tomate, los colegas notaron que mucha gente compraba threadlocker, un adhesivo sellador de roscas, que evita que las tuercas y pernos se aflojen accidentalmente, en docenas de formatos diferentes y de diferentes vendedores. No sólo estaban perdiendo los descuentos por volumen, sino que las compras no coordinadas generaban burocracia innecesaria debido a que las regulaciones en la industria alimentaria requerían que los trabajadores rastrearan minuciosamente cada formato del sellador de roscas en una Hoja de Datos de Seguridad de Materiales. En algún momento, un trabajador sugirió que podía caminar alrededor de la planta una vez al trimestre y preguntar a sus colegas si querían ordenar a través de él la compra del sellador. Una solución similar surgió para la compra de materiales de embalaje, un área donde los descuentos por volumen pueden agregar rápidamente. Cuando hay un valor en la coordinación, la gente simplemente empieza a coordinar.

A menudo tiene sentido comprar equipos informáticos o telefónicos de los mismos proveedores o compatibles, por ejemplo. Una vez más, uno puede simplemente confiar en el proceso de los consejos. Una secretaria que se compra una computadora nueva, a menos que esté muy versada en especificaciones de hardware y software, probablemente buscará el consejo de una parte informada para asegurar que la computadora encajará fácilmente con el resto del equipo de TI. En este caso, no hay necesidad de un departamento central para hacer cumplir las normas. En los casos más complejos, cuando los estándares necesitan ser especificados, alguien reunirá a un grupo que estudiará el asunto y definirá los estándares.

De vez en cuando una inversión podría no encajar en el presupuesto por alguna razón. Posiblemente la inversión se base en un evento repentino o una oportunidad valiosa. Al igual que con las organizaciones Naranja, las inversiones espontáneas deben ser acomodadas bajo Teal. Una vez más, el proceso de los consejos se utiliza para manejar estas situaciones. Si un departamento o grupo en particular necesita una mayor asignación de presupuesto, puede solicitar apoyo de otros grupos que podrían estar dispuestos a dar una pieza de su presupuesto. Las preguntas desafiantes deben ser hechas y contestadas, pero finalmente habrá una decisión impulsada por la inteligencia colectiva de los representantes de los equipos.

Autogestión
La autogestión afecta fuertemente las compras y las inversiones. Cada empleado está capacitado para actuar e innovar en su contexto de trabajo. Las inversiones se inician desde donde se necesitan. El proceso de los consejos crea una comprensión más profunda de los impactos de las inversiones. La responsabilidad localizada de la compra conduce a una mayor satisfacción sobre lo que se compra porque el usuario define las especificaciones.

Plenitud
Para decidir sobre las inversiones es necesario un profundo conocimiento holístico sobre las interdependencias y el alcance de una decisión. El proceso de los consejos crea una gran transparencia sobre los impactos de una inversión. Especialmente cuando se trata de una mayor cantidad de dinero, es esencial comprender la situación financiera de la empresa y los impactos de la inversión en otros como un todo.

Propósito evolutivo
Un criterio importante sobre las inversiones es si cumple un propósito evolutivo. Las decisiones de inversión distribuidas facultan a quienes perciben el propósito de la organización para actuar de una manera que sirva a ese propósito.

Casos Organizacionales Concretos

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    Notas y Referencias