Equipos de Proyecto y Grupos de Tarea

Este artículo describe cómo los equipos funcionales cruzados emergen y operan, y cómo sus actividades encajan con el resto del diseño organizacional.

Contenido

Una Nueva Perspectiva

En etapas organizativas anteriores, los equipos de proyecto y los grupos de trabajo son establecidos por la alta dirección para superar los estrictos límites de la organización. Normalmente se designa un jefe de proyecto/jefe de equipo y los miembros del equipo se seleccionan en función de factores como la competencia, la posición en la estructura existente, la lealtad o la capacidad de trabajar con otros. El líder del equipo dirige las actividades de los miembros del equipo. La alta dirección decide disolver el equipo/grupo de trabajo cuando considera que los resultados han sido alcanzados, el proyecto es un fracaso o las perspectivas de éxito ya no valen la pena el esfuerzo.

Los equipos de proyecto y los grupos de trabajo en las organizaciones Teal tienen las siguientes características:

  • Ellos orgánicamente emergen y se disuelven, dependiendo de lo que el propósito evolutivo de la organización pide en el momento. No son nombrados por alguien con autoridad para hacerlo.
  • Están dotados de personas que piensan que el proyecto es importante, pueden y van a asistir al proyecto inmediatamente, y no son necesariamente las "personas mejor educadas o mejor preparadas para el trabajo".
  • No hay una sola persona para "dirigir" al equipo o grupo de trabajo o "administrar" el proyecto.
  • Las personas priorizan su participación en el proyecto basándose generalmente en una o más de estas medidas: ¿Qué es lo más importante? ¿Más urgente? ¿Más divertido?

En la Práctica

Formación orgánica
En Teal, nadie ordena la creación de un equipo de proyecto o grupo de trabajo. Se crea cuando un número de personas ven una necesidad y están dispuestos a contribuir a ello. Nadie es nombrado en base a su competencia o posición en la organización. Cualquiera puede iniciar un equipo de proyecto. Si nadie puede destinar tiempo para el proyecto, existe una confianza colectiva de que probablemente no sea importante en este momento.

Actividad impulsada por el propósito
En Teal, existe un equipo de proyecto o grupo de trabajo siempre y cuando apoye una parte específica del propósito evolutivo de la organización. Según lo tenga o no, se marchita y muere, o se transforma en algo nuevo. Los miembros del equipo priorizan su participación dependiendo de lo que consideren más importante, más urgente o más divertido de hacer. Si el creador de un proyecto no puede motivar a la gente a contribuir, debe preguntarse: ¿Está mi proyecto alineado con el propósito de la organización? ¿Otro proyecto atrae a las personas que necesito? Si es así, ¿cómo pueden nuestros dos proyectos apoyarse mutuamente?

Gestión de proyectos radicalmente simplificada
En las organizaciones Teal, no hay gestores de proyectos ni de programas, ni sistemas de software ni diagramas de Gantt para organizar o controlar los diversos proyectos en curso. Hay un mínimo presupuesto para proyectos, ningún plan maestro y rara vez una línea de tiempo. Una gran cantidad de tiempo se libera dejando caer todas las formalidades de la planificación del proyecto: escribir el plan, obtener aprobación, informar sobre el progreso, explicar las variaciones, reprogramar y reestimar, por no hablar de la política que se utiliza para obtener recursos para el proyecto o para encontrar a algún culpable cuando los proyectos se exceden del tiempo o por encima del presupuesto. [1]

Espacio físico fluido
En las empresas donde los proyectos Teal y las fuerzas de tarea son estándar, el plan arquitectónico puede ser diseñado para soportar una estructura fluida. La oficina de Sun Hydraulics es un gran espacio abierto con cubículos diseñados con altura máxima a la cintura. De un vistazo, la gente puede ver quién está allí y puede oír muchas conversaciones. Mejora enormemente la colaboración, dicen sus colegas.

En Valve, un desarrollador de juegos de Seattle, todos los empleados tienen escritorios sobre ruedas. Ruedan sus escritorios alrededor dependiendo de los proyectos a los que se integran o dejan. La compañía incluso ha diseñado una aplicación de intranet para que sus colegas puedan localizarse fácilmente. Muestra un mapa de la oficina, en tiempo real, mostrando donde la gente ha conectado sus computadoras. [2]

Grupos de tarea en lugar de departamentos de staff formales
En las compañías Teal, los grupos de trabajo voluntarios suelen usarse para realizar tareas típicamente llevadas a cabo por departamentos de staff tradicionales. Esto tiene múltiples beneficios: Los empleados pueden encontrar maneras de expresar talentos y dones que su rol principal podría no requerir. Pueden desarrollar áreas de experticia que luego pueden compartir con otros en la organización. Los grupos de trabajo también son formidables oportunidades de aprendizaje; Las personas recogen habilidades técnicas y de liderazgo de colegas más experimentados en una forma moderna de aprendizaje. [3] Ver también Funciones Staff

Preguntas Frecuentes

Las organizaciones Teal confían en la inteligencia colectiva del sistema. Si bien esto puede parecer arriesgado o absurdo, si reflexionamos sobre las lecciones aprendidas en el campo de la economía, hemos llegado a un consenso general de que los comités de planificación centralizados de la Unión Soviética eran ineficaces. Si bien los enfoques contemporáneos del capitalismo dejan mucho que desear, el sistema de libre mercado, donde muchos jugadores perciben y responden a señales, toman decisiones y se coordinan entre sí, ha demostrado ser más flexible y sensible. Esto significa que las cosas pasan de vez en cuando por rupturas, pero esto a menudo es bienvenido como el resultado de un esfuerzo de priorización colectiva; El sistema simplemente no arraiga un proyecto que finalmente no parece prometedor o importante. [4]

Agile y Lean puede ser natural y profundamente incluido en los equipos de proyecto Teal. FAVI es un ejemplo: "La fábrica era un ávido e impaciente adoptante de las técnicas de fabricación japonesas, que domina la mejora continua como pocos otros, una capacidad crítica para sobrevivir y prosperar en el negocio automotriz de bajo margen ... Un proceso muy simple está en el trabajo: cada vez que un equipo se tropieza con un problema o una oportunidad, como ocurre todos los días, el problema se registra en un diario de registro. Cualquier persona puede ofrecerse voluntariamente para abordar uno de estos temas escribiendo sus iniciales al lado del problema en el cuaderno de bitácora. Dos o tres personas que son más afectados o interesados deciden unir fuerzas y analizar la cuestión. Si nadie recoge un cierto problema u oportunidad, probablemente significa que no es importante. Si lo es, va a aparecer de nuevo, y alguien lo va a tomar… sin necesidad de estadísticas, planes maestros, software de gestión de proyectos, o informes. Hay un mecanismo simple de recordatorio: los operadores han pedido a una mujer que trabaja en el área administrativa que vea los registros de vez en cuando, y cuando haya asuntos que han estado abiertos por más de tres meses, les recuerde a las personas que se han inscrito para abordar el tema de su compromiso. Los equipos han encontrado útil este suave impulso. "[5]

Autogestión
En Teal, los equipos de proyecto y los grupos de trabajo son auto organizados y voluntarios. No son creados por la alta dirección o dirigidos por un líder de equipo.

Integridad
En Teal, la gente no se limita a una sola función o descripción del trabajo. Pueden unirse a equipos y grupos de tarea que coincidan con sus intereses y talentos y se les anima a utilizar tanto sus mentes racionales e intuitivas para priorizar a qué proyectos unirse.

Propósito evolutivo
Los individuos y los grupos escuchan lo que sienten que se necesita en este momento, y forman equipos de proyecto según sea necesario. Del mismo modo, confían en que, si nadie puede encontrar tiempo para trabajar en el proyecto, es porque no es importante para el propósito de la organización en este momento.

Casos Organizacionales Concretos

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    Notas y Referencias