Flujo de la Información
Este artículo describe cómo se utiliza la información y su flujo en los diferentes paradigmas de gestión y contextos organizacionales a lo largo del viaje de la evolución.
Una Nueva Perspectiva
Cada etapa histórica ha dado nacimiento a una perspectiva distinta sobre el Flujo de Información, ya prácticas muy diferentes:
Organizaciones Rojas
En las organizaciones Rojas, el flujo de información e información es controlado por aquellos con poder, y se usa para controlar y manipular a las personas. La información es controlada y propagada a través de contar historias, emitir órdenes, hacer amenazas, sobornar y espiar. El jefe generalmente tiene la propiedad de la información y controla los medios de comunicación. El poder se usa para mantener a los seguidores dependientes y alineados. La verdad objetiva de la información es a menudo menos importante que su valor subjetivo, por ejemplo, la verdad no tiene valor o significado si se puede ganar más ¡diciendo una mentira! En este contexto, la gente sólo atiende a la información que ellos perciben útil a sus propias necesidades personales.
Organizaciones Ámbar
En las organizaciones Ámbar, la información está más ampliamente distribuida y hay un respeto por el argumento lógico. Se reconocen puntos de vista diferentes, pero sólo hay lugar para una sola verdad, o conjunto de verdades. La información es controlada y comunicada a través de la jerarquía organizacional. El respeto por el concepto de objetividad emerge, junto con las opiniones competitivas de los ortodoxos y los heréticos. La verdad de las declaraciones emitidas por los que están en la autoridad puede ser cuestionada, dentro de límites estrictos, pero las decisiones y opiniones de los que tienen autoridad deben ser respetadas; Si no, ¡los disidentes pueden ser castigados!
Organizaciones Naranja
En organizaciones Naranja, la información sirve principalmente como una medida para "predecir y controlar", con el credo: ¡cuanto más información, mejor! Mediante la información de la medición, la gente puede diseñar un plan para la organización como si ésta fuera una máquina. Se considera que la información perteneciente o procedente de los de rango superior en la organización es de mayor valor.
Organizaciones Verdes
En las organizaciones Verdes, la información sirve como moneda de valor cultural, con el propósito de inspirar a los miembros de la organización. El flujo de información a través del sistema se basa en la gestión de "libros abiertos", con aportaciones de todos los interesados. El contenido informativo de los "libros abiertos" sigue siendo definido por los "gobernantes" en una estructura jerárquica, pero aquellos en posiciones de autoridad se centran en escuchar, animar y motivar a sus equipos. Con la "familia" como metáfora de guía en las organizaciones Verdes, las historias son compartidas y todos pueden "cantar alrededor de la fogata".
Organizaciones Teal
En las organizaciones Teal, la información se pone a disposición de todos por igual, "tal cual". No hay secretos, y la información fluye donde se necesita sin fronteras; Este es uno de los prerrequisitos fundamentales para la autogestión de las organizaciones. Los miembros de las organizaciones Teal siguen respetando una distinción entre el intercambio de información que pertenece al contexto organizacional y el intercambio confidencial de información personal; Las áreas grises se manejan con sensibilidad e integridad. Se entiende claramente el valor dudoso de la información de “oídas" (informes de segunda mano de comunicación verbal no registrada).
En la Práctica
¡Comparte toda la información!
"Si usted da poder a la gente pero no les da información, ellos andarán a tientas en la oscuridad." (Blair Vernon)
Los equipos autogestionados necesitan disponer de toda la información disponible para tomar decisiones óptimas de manera estratégica y cotidiana. Esto significa que todos los miembros de la organización deben tener acceso a todos los datos relacionados con el financiamiento y las operaciones de la organización, incluyendo salarios y desempeño de individuos y equipos. Compartir libremente información ayuda a crear y mantener la confianza dentro de la organización y reduce la probabilidad de que las jerarquías informales vuelvan a surgir.
En las organizaciones Teal existe una cultura de confianza, no de miedo: compartir la información libremente no daña a nadie y no hay necesidad de proteger las fuentes de información a través del anonimato o el disfraz. Se confía en la gente para manejar la información con integridad, y para lidiar con las implicaciones positivas y negativas de toda la información disponible para ellos. De esta manera, las personas tienen una clara visión de la información que les afecta a ellos y a otros dentro de la organización, y nadie desarrolla una falsa sensación de ansiedad o seguridad.
Cuando la información es analizada, contextualizada e interpretada, esto no se ve como una forma de establecer la verdad, sino como una forma de hacer que la información sea más valiosa. La información valiosa fluye naturalmente hacia los lugares donde ayuda a resolver problemas, a superar retos, a impulsar la innovación. Simplemente: la información ahora puede circular libremente y servir a su propósito.
**¡Discuta y debata *sin distinción de rangos"!***Cuando hay información nueva e importante para compartir, las reuniones generales de “todos a cubierta" son una práctica habitual en las organizaciones Teal. Los resultados trimestrales, la encuesta de valores anual, un punto de inflexión estratégica y así sucesivamente se discuten y debaten en una reunión sin guión o agenda de control. Esto es mucho más que simple intercambio de información: en lugar de "predecir y controlar", el principio guía del flujo de información es "Sentir y Responder". Si la información se comparte de una manera que no sirve al propósito de la organización, esto puede ser debatido abiertamente y hacer los cambios que sean necesarios.
Preguntas Frecuentes
Reuniones de todo tipo, reuniones stand-up, intranets abiertas, foros de discusión, registros de tareas abiertas o de trabajo, blogs, seminarios web abiertos.
Reuniones tranquilas, cultura del miedo y la culpa, procesos complejos de toma de decisiones jerárquicos, rumores frecuentes, encuestas obligatorias a los empleados.
Casos Organizacionales Concretos
Utiliza la estructura de la información y la transparencia para brindar el mejor servicio a los clientes.
En Buurtzorg, todos los datos relacionados con el rendimiento de todos los equipos se encuentran en la intranet de la empresa. Un equipo que lucha en un área puede identificar un equipo en el vecindario con resultados sobresalientes (que no es una amenaza, sino una oferta) y puede solicitar consejos y mejores prácticas. Si es necesario tomar una decisión, la solicitud se publica en la intranet. Los equipos pueden ver todos los meses cómo se compara su productividad con la de otros equipos. Los datos de otros equipos no se anonimizan ni se promedian. Se confía en los empleados para manejar los impactos positivos y negativos de la información con integridad.
Flujo de información en tiempos de crisis.
Cuando Jean-Francois Zobrist, director ejecutivo de FAVI, se enfrentó a decisiones difíciles y críticas en la empresa, admitió que necesitaba ayuda para encontrar una buena respuesta. Más de una vez, por impulso, recorrió el taller, pidió a todos que detuvieran las máquinas, se subió a una caja de jabón y compartió su problema con todos los empleados, tratando de encontrar un curso de acción.
En tiempos de crisis, compartió abiertamente información con todos los empleados sobre la realidad de la situación, confiando en ellos para manejarla. Como resultado, los empleados no mantuvieron una falsa sensación de seguridad. Todo el mundo, independientemente de su rango, podría aprovechar la oportunidad para sentir el impacto de la información ofrecida y resonar en ella. La gente del público gritó preguntas y propuestas. Juntos encontraron un curso de acción colectivo para superar la crisis.
Ampliar el flujo de información en todo el mercado, incorporando proveedores y clientes.
Patagonia ha traspasado los límites de la organización con su "Footprint Chronicles". La transparencia de la información se ha extendido a proveedores y clientes. Los clientes pueden ver dónde se produce todo, cómo se hace, cómo son las condiciones, cuál es el impacto del transporte y el uso del agua en la huella de carbono general. Una parte importante del propósito de la organización se logra empleando este grado radical de honestidad con respecto a la información y el flujo de información cuando se trata con partes externas. El intercambio de información con proveedores y clientes a través de correo electrónico e Internet se utiliza para impulsar la mejora continua.
Las sillas musicales
El antiguo Camif era muy jerárquico y segregado antes de quebrar y fuera adquirido en 2009. La nueva dirección aboga ahora por el libre flujo de información. ¡También predica activamente el movimiento de personas! Cada semana, son sillas musicales: cada empleado cambia de vecino, de acuerdo con un horario cuidadosamente orquestado. También está la "actualización del martes": una revisión de presentación de diapositivas vista en grupo de la actividad y los proyectos en progreso, y los resultados. Para facilitar el compartir, el animador se renueva cada vez. Esta es una oportunidad para revisar el negocio principal de Camif: marketing y oferta. Los empleados son libres de insertar su diapositiva antes del martes por la mañana para presentar temas específicos sobre sus actividades, hacer llamadas para voluntarios, etc. (La plataforma de diapositivas está disponible en la red). La reunión del martes también es una oportunidad para hablar sobre las decisiones que se tomarán de manera colaborativa: la carta del teletrabajo, ... Para los recién llegados, es necesario que se presenten a todos los empleados (cuál es su origen, su trabajo, su comida favorita, su gesto por el planeta). La tasa de participación suele ser del 100%, excluyendo ausencias por enfermedad, vacaciones, tiempo libre, etc. Cada semana, se selecciona un empleado al azar y presentará la actualización del martes siguiente. Él o ella será el facilitador y también tendrá que presentarse y los roles que desempeña en la organización. El objetivo aquí es animar a todos los empleados que no necesariamente tienen la oportunidad de hablar en público a hacerlo.
Delivering full transparency across the team
Information flows throughout the team, creating a high level of transparency across the business. We work on a policy of being open by default. Some of the practices include:
Weekly all-agency: Every Friday morning, the whole company meets virtually to share information across the business (top level insights/main discussion & outcomes). Reddico’s Managing Director will also share any news or information with the wider team.
Meeting notes: All areas of the business take notes in their weekly, biweekly, or monthly meetings, and distribute these to the whole team by email. It provides greater transparency on what is happening throughout the organisation.
Financial reports: Monthly and quarterly financial reports are created and sent to the whole team, outlining revenue, profit, overheads, cost of sales, and more.
Quarterly Reddicons: Reddico’s quarterly reviews are an all-team event to summarise the last three months and share plans for the next quarter. There will also be brainstorms and questions posed to the wider team to get thoughts and opinions on company initiatives and strategy.