Informationsfluss
Dieser Artikel beschreibt, wie Informationen und Informationsfluss in verschiedenen Management-Paradigmen und organisatorischen Kontexten auf dem Weg der Evolution verwendet werden.
Eine neue Perspektive
Jede historische Etappe hat eine andere Perspektive auf den Informationsfluss und sehr unterschiedliche Praktiken hervorgebracht:
Rote Organisationen
In Roten Organisationen werden Informationen und der Informationsfluss von den Machthabern kontrolliert und zur Kontrolle und Manipulation von Menschen eingesetzt. Informationen werden durch Geschichtenerzählen, das Erteilen von Befehlen, das Aussprechen von Drohungen, Bestechung und durch Spionage kontrolliert und weitergegeben. Die Chefin hat in der Regel das Eigentum an Informationen und kontrolliert die Kommunikationsmittel. Macht wird eingesetzt, um Anhänger abhängig und gleichgeschaltet zu halten. Der objektive Wahrheitsgehalt von Informationen ist oft weniger wichtig als ihr subjektiver Wert, d.h. die Wahrheit hat keinen Wert oder Bedeutung, wenn es mehr zu gewinnen gibt, wenn man eine Lüge erzählt! In diesem Zusammenhang achten die Menschen nur auf die Informationen, die sie als für ihre persönlichen Bedürfnisse dienlich wahrnehmen.
Bernstein-Organisationen
In Bernstein-Organisationen sind Informationen breiter gestreut und es gibt einen Respekt für logische Argumente. Verschiedene Standpunkte werden anerkannt, aber es gibt nur Platz für eine einzige Wahrheit oder eine Reihe von Wahrheiten. Informationen werden über die Organisationshierarchie kontrolliert und kommuniziert. Es entsteht Respekt für das Konzept der Objektivität, zusammen mit konkurrierenden Ansichten der Orthodoxen und der Ketzer. Der Wahrheitsgehalt von Aussagen, die von Autoritätspersonen herausgegeben werden, kann innerhalb strenger Grenzen in Frage gestellt werden, aber die Entscheidungen und Meinungen der Autoritätspersonen müssen respektiert werden; wenn nicht, können Andersdenkende bestraft werden!
Orange Organizationen
In orangen Organisationen dient Information in erster Linie als Maß für "Vorhersage und Steuerung", mit dem Credo: Je mehr Information, desto besser! Mit Hilfe von Messinformationen können Menschen einen Bauplan für die Organisation entwerfen, als wäre sie eine Maschine. Informationen, die im Besitz von Personen mit höherem Rang in der Organisation sind oder von diesen stammen, werden als wertvoller angesehen.
Grüne Organisationen
In grünen Organisationen dient Information als Währung für kulturelle Werte, mit dem Ziel, die Mitglieder der Organisation zu inspirieren. Der Informationsfluss durch das System basiert auf einem "Open-Book"-Management, bei dem Inputs aller Stakeholder gleichermaßen berücksichtigt werden. Der Informationsgehalt der "offenen Bücher" wird immer noch von "Herrschern" in einer hierarchischen Struktur definiert, aber die Verantwortlichen konzentrieren sich darauf, ihren Teams zuzuhören, sie zu ermutigen und zu motivieren. Mit der "Familie" als Leitmetapher in Green-Organisationen werden Geschichten geteilt und alle können "am Lagerfeuer singen".
Teal-Organisationen
In Teal-Organisationen werden Informationen allen gleichermaßen zur Verfügung gestellt, auf einer "as-is"-Basis. Es gibt keine Geheimnisse, und Informationen fließen ohne Grenzen dorthin, wo sie gebraucht werden; dies ist eine der Grundvoraussetzungen für das Selbstmanagement von Organisationen. Mitglieder von Teal-Organisationen respektieren nach wie vor eine Unterscheidung zwischen dem Austausch von Informationen, die in den organisatorischen Kontext gehören, und dem vertraulichen Austausch von persönlichen Informationen; Grauzonen werden mit Sensibilität und Integrität behandelt. Der zweifelhafte Wert von "Hörensagen" (Berichte aus zweiter Hand über nicht aufgezeichnete mündliche Kommunikation) wird klar verstanden.
In der Praxis
Teilen Sie alle Informationen!
"Wenn man Menschen befähigt, ihnen aber keine Informationen gibt, tappen sie nur im Dunkeln." (Blair Vernon)
Selbstverwaltete Teams müssen über alle verfügbaren Informationen verfügen, um optimale Entscheidungenauf strategischer und täglicher Basis zu treffen. Das bedeutet, dass alle Mitglieder der Organisation Zugang zu allen Daten haben müssen, die sich auf die Finanzierung und den Betrieb der Organisation beziehen, einschließlich der Gehälter und der Leistung von Einzelpersonen und Teams. Der freie Austausch von Informationen hilft, Vertrauen innerhalb der Organisation aufzubauen und zu erhalten, und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass informelle Hierarchien wieder auftauchen.
In Teal-Organisationen herrscht eine Kultur des Vertrauens, nicht der Angst: Der freie Austausch von Informationen schadet niemandem, und es besteht keine Notwendigkeit, Informationsquellen durch Anonymität oder Verschleierung zu schützen. Den Menschen wird zugetraut, mit Informationen integer umzugehen und sich sowohl mit den positiven als auch mit den negativen Implikationen aller ihnen zur Verfügung stehenden Informationen auseinanderzusetzen. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter einen klaren Blick auf die Informationen, die sie und andere innerhalb der Organisation betreffen, und niemand entwickelt ein falsches Gefühl von Angst oder Sicherheit.
Wenn Informationen analysiert, kontextualisiert und interpretiert werden, wird dies nicht als ein Weg zur Wahrheitsfindung gesehen, sondern als ein Weg, die Informationen wertvoller zu machen. Wertvolle Informationen fließen auf natürliche Weise dorthin, wo sie helfen, Probleme zu lösen, Herausforderungen zu bewältigen, Innovationen voranzutreiben. Ganz einfach: Informationen können nun frei zirkulieren und ihren Zweck erfüllen.
Diskutieren und debattieren Sie! Rangfrei!
Wenn es neue und wichtige Informationen zu teilen gibt, sind "All-Hands" Meetings eine Standardpraxis in Teal-Organisationen. Quartalsergebnisse, die jährliche Werteumfrage, ein strategischer Wendepunkt und so weiter werden in einem Meeting ohne Skript oder Kontrollagenda diskutiert und debattiert. Dies ist viel mehr als ein einfacher Informationsaustausch: Statt "Vorhersage und Kontrolle" ist das Leitprinzip des Informationsflusses "Sinn und Reaktion". Wenn Informationen auf eine Art und Weise weitergegeben werden, die nicht dem Zweck der Organisation dient, kann dies offen diskutiert und bei Bedarf geändert werden.
Häufig gestellte Fragen
All-Hands-Meetings, Stand-up-Meetings, offene Intranets, Diskussionsforen, offene Aufgaben- oder Arbeitsprotokolle, Blogs, offene Webinare.
Stille Meetings, Angst- und Schuldzuweisungskultur, komplexe hierarchische Entscheidungsprozesse, häufige Gerüchte, verpflichtende Mitarbeiterbefragungen.
Konkrete Fälle als Inspiration
Nutzt die Informationsstruktur und Transparenz, um den Kunden den besten Service zu bieten
Bei Buurtzorg werden alle Daten über die Leistung aller Teams in das Intranet des Unternehmens gestellt. Ein Team, das in einem Bereich Schwierigkeiten hat, kann ein Team in der Nachbarschaft mit hervorragenden Ergebnissen ausfindig machen (was keine Bedrohung, sondern ein Angebot ist) und um Ratschläge und bewährte Verfahren bitten. Wenn eine Entscheidung erforderlich ist, wird die Anfrage im Intranet veröffentlicht. Die Teams können jeden Monat sehen, wie ihre Produktivität im Vergleich zu der anderer Teams ist. Die Daten der anderen Teams werden nicht anonymisiert oder gemittelt. Den Mitarbeitern wird vertraut, dass sie mit den positiven und negativen Auswirkungen von Informationen integer umgehen.
Informationsfluss in Krisenzeiten.
Als Jean-Francois Zobrist, der CEO von FAVI, vor schwierigen und kritischen Entscheidungen im Unternehmen stand, gab er bereitwillig zu, dass er Hilfe brauchte, um gute Antworten zu finden. Mehr als einmal ging er spontan durch die Werkshalle, bat alle, die Maschinen anzuhalten, stieg auf eine Seifenkiste und teilte sein Problem den Leuten mit, um einen Lösungsweg zu finden.
In Krisenzeiten informierte er alle Mitarbeitenden offen über die Situation und vertraute darauf, dass sie damit umgehen könnten. Infolgedessen hatten die Mitarbeitenden kein trügerisches Sicherheitsgefühl. Jeder, unabhängig vom Rang, konnte die Gelegenheit nutzen, um auf der Basis der Informationen die Auswirkungen zu erahnen und darauf zu reagieren. Aus dem Publikum kamen Fragen und Vorschläge. Gemeinsam wurde ein Weg aus der Krise gefunden.
Ausweitung des Informationsflusses auf den gesamten Markt unter Einbeziehung von Lieferanten und Kunden
Patagonia ist mit seinen "Footprint Chronicles" über die Grenzen des Unternehmens hinausgegangen. Die Informationstransparenz wurde auf Lieferanten und Kunden ausgeweitet. Die Kunden können sehen, wo alles hergestellt wird, wie es hergestellt wird, wie die Bedingungen sind, wie sich der Transport und der Wasserverbrauch auf den gesamten CO2-Fußabdruck auswirken. Mit dieser radikalen Ehrlichkeit in Bezug auf Informationen und Informationsfluss im Umgang mit Außenstehenden wird ein großer Teil des Zwecks des Unternehmens erfüllt. Der Informationsaustausch mit Lieferanten und Kunden über E-Mail und Internet dient der kontinuierlichen Verbesserung.
Reise nach Jerusalem
Bevor Camif in Konkurs ging und 2009 übernommen wurde, war das Unternehmen sehr hierarchisch organisiert und abgeschottet. Das neue Management befürwortet nun den freien Informationsfluss. Es propagiert auch aktiv die Bewegung von Menschen! Jede Woche heißt es „Reise nach Jerusalem": Jeder Mitarbeitende wechselt nach einem sorgfältig abgestimmten Zeitplan den Sitznachbarn. Außerdem gibt es das „Dienstags-Update": eine Diashow, bei der die Belegschaft einen Überblick über die Aktivitäten, die laufenden Projekte und die Ergebnisse erhält. Die Moderation übernimmt jedes Mal jemand anderes. Dies ist eine Gelegenheit, das Kerngeschäft von Camif zu überprüfen: Marketing und Angebot. Die Mitarbeitenden können ihre Folien vor dem Dienstagmorgen einfügen, um besondere Themen ihrer Aktivitäten zu präsentieren, Freiwillige anzuwerben usw. (die Foliensammlung ist im Netz verfügbar). Das Treffen am Dienstag ist auch eine Gelegenheit, um über gemeinsam zu treffende Entscheidungen zu sprechen: die Telearbeitscharta, ... Neuankömmlinge stellen sich der Belegschaft vor (Hintergrund, Aufgabe, Lieblingsessen, Geste für den Planeten). Die Teilnahmequote liegt in der Regel bei 100 %, abgesehen von Abwesenheiten aus Gründen wie Krankheit, Urlaub oder Freistellung. Jede Woche wird ein Mitarbeitender nach dem Zufallsprinzip ausgelost, der die Moderation für den folgenden Dienstag übernimmt und sich bei dieser Gelegenheit selbst vorstellt. Ziel ist es, alle Mitarbeitenden, die nicht unbedingt die Möglichkeit haben, sich öffentlich zu äußern, zu ermutigen, dies zu tun.
Delivering full transparency across the team
Information flows throughout the team, creating a high level of transparency across the business. We work on a policy of being open by default. Some of the practices include:
Weekly all-agency: Every Friday morning, the whole company meets virtually to share information across the business (top level insights/main discussion & outcomes). Reddico’s Managing Director will also share any news or information with the wider team.
Meeting notes: All areas of the business take notes in their weekly, biweekly, or monthly meetings, and distribute these to the whole team by email. It provides greater transparency on what is happening throughout the organisation.
Financial reports: Monthly and quarterly financial reports are created and sent to the whole team, outlining revenue, profit, overheads, cost of sales, and more.
Quarterly Reddicons: Reddico’s quarterly reviews are an all-team event to summarise the last three months and share plans for the next quarter. There will also be brainstorms and questions posed to the wider team to get thoughts and opinions on company initiatives and strategy.